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転職後は会社の仕事のルールをいち早く覚えて、スムーズにストレスのない仕事をしよう!

転職をして、2ヶ月が経過しようとしています。
書類作成等の手伝い始めていますが、とても不効率さを感じています。

当たり前ですが所属する組織が違うと、会社や取引先に出す書類の形や方法も様々です。
自分が物事を進めるには、所属する会社のルールに則り仕事を進めなければ何も始まりません。全く違うルールで仕事を行っても意味がないのです。全然仕事が進まずに終わりません。

仕事のやり方を自分が理解していないと、本来であれば5分で終わることが倍の時間かかる事もあります。

その中でとにかく会社仕事をどう早く効率化するか。
形式を覚えてしまえば簡単ですが、分かるまでに時間のかかる稟議書の書き方について書きます。

私が実戦した稟議書を効率化させる方法3つ

・書類関係は全て先輩や上司からベース書類をもらう。
直属や先輩から直接、過去の提出書類をもらいます。都度書き方を教わって、添削の繰り返しでは時間の無駄です。

・予め書く事に必要な情報を仕入れておく。
ベース書類を貰ったら、自分が提出する書類で必要な事は何かを確認していきます。揃った情報とベース書類を組み合わせて自分なりにアレンジして書類を完成させにいきます。

・絶対的に!誤字脱字に気をつける。
一度作成した文書には必ずと行っていい程、誤字や脱字、文章構成に不備があります。必ず確認しましょう。ここで確認しないと上司の所での確認時間が増えます。文章は良いが誤字脱字がある場合はそれだけで、再提出が求められます。稟議書は紙ベースで提出する事が多い為、パソコンで修正→印刷→検印→提出。これらの手間が発生します。無駄な時間を減らす為にも誤字脱字に特に注意しましょう。

まとめ

どの会社に行っても様々なルールがあると思います。サラリーマンとして働いている以上は所属する組織のルールの下で働かなくてはいけません。まずは会社のルールや書き方を理解した上でどう効率を上げていくかで、ストレスのない会社生活を送る事が出来るはず。