LIFEハック

営業の報告は移動中にスマホで終わらせよう!

この記事では、報告書作成の効率を高める考え方について説明します。

サラリーマンをしていると自分が何したか報告書を提出する事が必ずあると思います。
word・Excelの書式ベースやシステム上に打ち込む、
又はメールで簡易的に報告等様々な方法とルールが思います。

しかし報告書作成ってとても面倒な作業ですよね。
そんな時間があれば、”依頼されている仕事やお客さんに向けた仕事に時間を使いたい”と思いますが
会社のルールで評価にも関わってきますし作成をしなければならない。
更に分かりやすい用に作るので結構な時間を要すると思います。

特に営業から帰って、会社のノートパソコンで”いざ作業をする”という状況になっても
沢山の他の仕事に追われたり、周りの方々が話している雑音が入って中々集中できません。

そこで報告書などは出来るだけ移動中にスマホを利用して移動中にやる事をやってしまいましょう!

打ち合わせが終わったら、すぐに打ち込む癖をつける。

商談や打合せなど終わったら、すぐに安心していませんか。
自分のスマホを出してTwitterやFacebookや好きな記事を読んだりLINEを見たり
プライベートよりな状況に戻っていませんか。
打合せは終わっているかもしれませんが、実はもう一つ仕事があります。

それは、打合せ内容をまとめる事です。
毎日使い慣れているスマホで一気にそこまで終わらしまいましょう。
早ければ5分10分で終わると思います。
メリットは以下の事があげれると思います。
・記憶が新しい内にあった事をそのままポイントとして書ける。
・後から書く場合と記憶を辿らなければならず、時間とストレスがかかる。
→箇条書きでも良いからポイントをデータ化しておく。
・そのままメールやデータで自分の仕事用のメインパソコンに送信。

→後日まとめる時用に簡易的にしておく。

電車なら文字入力、車なら音声入力!文章化するツールは何だってある。

さて、その作業をどこでやるのか考えて行きましょう。
<電車移動の場合>
・訪問先から駅までの道のりの公園やベンチ(ながらスマホの場合は注意!)
・電車の移動中に入力
→特に電車移動の場合は乗車時間は決まっている訳なので、
 その時間内に終わらせる意識を持つ事が重要です。
<車移動の場合>
・駐車場の車内(訪問先の駐車場はあまり好まれない。)
・運転中にはスマホ音声入力。
→使えるテクノロジーは使いましょう。言語化して説明する事で記憶で頭に印象付ける事にも
 なりますし、社内で言葉で報告する時やプレゼンする時の練習にもなります。

結果的に時間効率が圧倒的にアップする!

いかがでしたでしょうか。
ただ単純に隙間時間に作業するだけなので、そんなに難しい事ではないと思います。
実際にあった事をその場で直ぐに簡易的に終わらせてしまえば、
会社に帰って報告書を作成する場合に一から物事を考える必要はなく
”また考える・思い出す”というストレスを減らす事が出来ます。
会社に帰ってからは、会社でしか生み出す事の出来ない仕事を優先にして
毎日の仕事の効率をあげていきましょう。