仕事でも生活でも仕組みを構築する事で、1やる事が2にも3にもなります。
仕組って既に出来上がっている世の中に生きてきている為、自分自信でその仕組みに合わせに行っている人の方が多いと思います。
仕組みや規則に合わせて仕事をする事も大切ですが、自分で考えて自分に合った仕組み作りをして運用していく事がとても大切で効率化とストレスフリーを目指す為の重要な要素となります。
最初は誰もが面倒だと感じる事の為、やりたがらないけれど、その面倒な事を
最初に仕組み化してしまう事で後から仕事がスムーズになります。
仕組み作りは面倒だけど最初に作り上げていく未来の効率は上がる。
毎日の勤め仕事の事を考えてみましょう。
日々次々と、数分単位で様々な依頼や新たな情報が入ってくる日常仕事に、その場その場で対応を行っていても仕事の処理に追われる1日になっていると思います。
その仕事行う事は当然ですが、当たり前の様に降りてくる仕事や依頼のある仕事は
少しでも早めに終わらせて自分の仕事をしたいものです。
自分の仕事に時間を当てる事が出来れば、よりクリエイティブティを発揮する事が出来ます。
その自分の仕事を時間を作る為に、始めに構築時間はかかりますが一旦仕組み作りをする事で、その後の仕事を効率化する事が出来て効率UPとなります。
降ってくる今の仕事を優先的にスピード感を持ってこなさなければいけない事は分かりますが、少しでも仕組み作りの時間に当て、その作業や仕事を簡単に進められる方法、時間にレバレッジをかける方法を考えましょう。
自分のテンプレを作成して効率化
資料や調査データを求められるとします。
形式が決まっていない場合は、自分で解答方法を考える必要がある訳です。
目の前の沢山のタスクを処理する必要がありますが、資料構築の仕組みを作ってしまいましょう。
一つ作ればそれがベースとなり、次回依頼を受ける同一資料や、類似の資料作成の時に型として有効活用します。作成する際に始めのイメージが付かないのであれば、インターネット上や社内の類似資料・上司にアドバイスを求めて過去資料等を参考にしていきます。
資料(テンプレート)が完成してしまえば、
毎回型をベースに作業を重ねていき、更に効率が出来ないか模索し、スピードと精度を高めていきます。
基本をしっかりと持つ事で、より良い改善を考える事が出来るのです。
毎回一からの作業を行う場合には時間はかかりますし、多少の変化に合わせて過ぎて、一から物事を構築してしまう為、基本をベースにした検証も行いにくくなります。
頭の中で定型化してしまう。
仕事でも家事でも、同じ作業をこなす場面という事に遭遇します。
３回以上、これからも続くと判断した場合は、仕組み化がする事が出来ないかを考え始めましょう。システム的に勝手に準備してもらえる仕組みになるのか、自分で準備するのか分かりませんが、繰り返し行う行動に対する効率化が出来る準備を整える方法を考えます。
イメージのしやすい家事を例に取り紹介していきます。
例えば、洗濯物が洗濯籠の8割埋まってきたら、ネットに入れ始めてたり、洗濯機に移し替えて翌日の洗濯スタートがスムーズになるように決めておく事です。
夫婦であればそれを共有しておく、子供がいる場合は洗濯機にルールとして貼っておく事で、
誰もがルール通りに作業を行う事が出来るように仕組みを作っておきます。
条件が揃い洗濯機に入れる係になった人は、多少の自分の負担になりますが一緒に生活する家族の為に少しでも協力出来る役割の一つとなり、本来誰か一人がやらなくては行けない作業を協力して行う事で、その人の手が空き、負担が減る事での精神的な余裕を持つ事が出来る事で、他の作業を行う時間が増える事になります。
何も仕組みがされていないと、毎回洗濯物が洗濯物が散財し、それを集めて洗濯機に入れる作業等が発生してどうしても誰か一人にストレスがかかります。
しかし、ルール化して分かりやすい様にしておくと、自分の思考も相手の思考も整理されますし、誰もが作業者になる事で相手に気持ちを理解する事が出来る為、その後の行動を考える様になり、どうしたら洗濯がしやすいかなどの行動の変化が現れる様になります。
その他に、最後に食べ終わった人は食器を洗っておく、毎日洗濯物を畳む係の人を決めておく。等、予め明確に役割分担を決めておく事で迷いなく明確な行動が出来ます。
結果的に自分が所属する、家族、コミュニティ、職場で仕組み化をして協力体制を整えていく事で物事の回転力を上げていく事が出来るでしょう。
終わりに
いかがでしたでしょうか。
職場でも家庭内でも同じです。
自分の身の回りの行動を仕組みかしていく事で、自分の行動も周りの行動もより明確に効率化する事でより快適にスムーズに活動を行う事が出来ます。
始めの仕組み作りは面倒かもしれませんが、しっかりと自分で考えてストレスフリーな日常を構築していきましょう。
