※2022年6月26日に更新しました。
◾️本記事を読んで頂きたい方
・実務に忙しくて営業日報を書く時間がない方
・営業日報を書く為に残業や無駄な時間を過ごしていると思う方
・業務中の時間を効率よく使いたい方
この記事では、報告書作成の効率を高める考え方について説明します。
サラリーマンをしていると自分が何したか報告書を提出する事が必ずあると思います。
まず簡単にはword・Excelの書式ベースやシステム上に打ち込む、
又はメールで簡易的に報告等様々な方法とルールがあると思います。
しかし報告書作成ってとても面倒な作業ですよね。
そんな時間よりも、”依頼されている仕事やお客さんに向けた仕事に時間を使いたい”と思いますが
会社のルールで評価にも関わってきますし将来に向けた記録作りとして作成をしなければならない等、
様々な理由があり、他の人が読んで理解しやすい様に作成するために結構な時間を要すると思います。
特に営業から帰って、会社のノートパソコンで”いざ作業をする”という状況になっても
一日の疲労がある中で沢山の他の仕事に追われたり、周りの方々が話している雑音が入って中々集中できません。
そこでお勧めしたい方法は報告書などは出来るだけ移動中にスマホを利用して片付けてしまう事や構成を考えてしまう事です。
打ち合わせが終わったら、すぐに打ち込む癖をつける。
商談や打合せなど終わったら、すぐに安心していませんか。
自分のスマホを出してTwitterやFacebookや好きな記事を読んだりLINEを見たり
プライベートよりな状況に戻っていませんか。
打合せは終わっているかもしれませんが、実はもう一つ仕事があります。
それは、打合せ内容をまとめる事です。
毎日使い慣れているスマホで一気にそこまで終わらしまいましょう。
早ければ5分10分で終わると思います。
メリットは以下の事があげれると思います。
・記憶が新しい内にあった事をそのままポイントとして書ける。
・後から書く場合と記憶を辿らなければならず、時間とストレスがかかる。
→箇条書きでも良いからポイントをデータ化しておく。
・そのままメールやデータで自分の仕事用のメインパソコンに送信。
→後日まとめる時用に簡易的にしておく。
営業用のパソコンやタブレット等をツールとして持ち歩ける場合は電車の移動中や、
空き時間のベンチ等で書き込んでしまう事が出来れば一番最適だと思います。
電車なら文字入力、車なら音声入力！文章化するツールを上手く使用する。
さて、その作業をどこでやるのか考えて行きましょう。
＜電車移動の場合＞
・訪問先から駅までの道のりの公園やベンチ（ながらスマホの場合は注意！）
・電車の移動中に入力
→特に電車移動の場合は乗車時間は決まっている訳なので、
その時間内に終わらせる意識を持つ事が重要です。
＜車移動の場合＞
・駐車場の車内（訪問先の駐車場はあまり好まれない。）
・運転中にはスマホ音声入力。
→使えるテクノロジーは使いましょう。言語化して説明する事で記憶で頭に印象付ける事にも
なりますし、社内で言葉で報告する時やプレゼンする時の練習にもなります。
結果的に時間効率が圧倒的にアップする！
営業日報は自らのタスクとよりは会社のタスクという意味合いが強いです。
自ら作り出した仕事ではなく、会社から求めらている事で上司からも必要性を迫られます。
すると自然とストレスや負荷がかかっている訳です。
処理をしなければ行けないタスクは有るけれど、報告書が書けていなければ「書けていないのでやらなければ・・」と頭の片隅に残り知らぬ間の負荷になります。
隙間時間に作業するだけなので、そんなに難しい事ではないと思います。
実際にあった事をその場で直ぐに簡易的に終わらせてしまえば、
会社に帰って報告書を作成する場合に一から物事を考える必要はなく
”また考える・思い出す”というストレスも減らす事が出来ます。
会社に帰ってからは、会社でしか生み出す事の出来ない仕事を優先にして
毎日の仕事の効率をあげていきましょう。
終わりに
いかがでしたでしょうか。
営業を仕事にしている方であれば誰もが抱える悩み。
少しの改善と工夫で業務負荷を減らす事ができるはずです。
実践して自分自身で一番良い方法を考えて効率の良い業務を行いましょう。
