転職をして1番感じる事が、それは仕事のベースである書類の書き方です。
転職して直ぐに書類作成等の手伝いを行っていましたが、自分の仕事の中でとても不効率さを感じていました。
当たり前ですが所属する組織が違うと、会社や取引先に出す書類の形式や方法も様々です。
自分が物事を進めるには、所属する会社のルールに則り仕事を進めなければ何も始まりません。
全く違うルールで仕事を行っても意味が無く、全然仕事が進みません。仕事のやり方を自分が理解していないと、本来であれば5分で終わることが倍の時間かかるでしょう。
その中で、とにかく会社仕事をどう効率化するか。
その為の基本を考えていきましょう。
書類関係は全てベース書類をもらうか過去書類の保管場所を探す。
分からない事は何でも聞きがちですが、先ずは自分で見て学びましょう。
お願いして直属や先輩から直接、過去の提出書類をもらうか、書類が保管されている所を教えてもらいます。
都度書き方を教わって、添削の繰り返しではお互いに時間の無駄です。
なるべく過去の内容から自分で情報を汲み取り、自分が向き合う仕事の内容に落とし込んでいきます。
自らの学びにもなりますし、上司・先輩の時間を奪う事もありません。
予め書く事に必要な情報を仕入れておく。
ベース書類が揃ったら、自分が提出する書類で必要な事は何かを確認していきます。
必要な情報は先ずは箇条書きで良いと思います。
揃った情報とベース書類を組み合わせて自分なりにアレンジして書類を完成させにいきます。
絶対的に！誤字脱字に気をつける。
一度作成した文書には必ずと行っていい程、誤字や脱字、文章構成に不備があります。
提出前に確認は必ずしましょう。
完成したから早く次の仕事に移りたい気持ちがあり、早く提出したいと焦る気持ちもあるでしょう。
しかし、ここで確認しないと上司の所での仕事が増えます。
文章は良いが、誤字脱字がある場合はそれだけで再提出が求められます。
結局は会社に提出する正式な書類な訳ですから誤字脱字があると正式な文書ではありません。
特に稟議書は紙ベースで提出する事が多い為、パソコンで修正→印刷→検印→再提出。
これらの工数が発生します。
無駄な時間を減らす為にも先ずは最低限でも誤字脱字、文章構成など基本的な事に注意しましょう。
終わりに
いかがでしたでしょうか。
転職して早々は右も左も分からない時間の中で、自分がやるべき事をいかに忠実にしっかり正確に行う事が大切かと思います。
そして信頼を積み上げていって、仕事のペースも上げていく事で仕事が安定してくるはずです。
転職直後は新しい事だらけで、分からない事が多く大変だとは思いますが、頑張って一つ一つの仕事を大切に行っていきましょう。
